Concepto y utilidad del repositorio documental
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Esquema global de almacenamiento de datos en Liana
Liana puede llegar a indexar a lo largo del tiempo miles de documentos e imágenes, relacionados con múltiples clientes, emplazamientos, elementos y revisiones individuales. Y toda esta información es necesario que se encuentre:
- Perfectamente indexada para su fácil localización y consulta
- Adecuadamente distribuida para optimizar los recursos de almacenamiento.
Estos son los diferentes tipos de archivos que puede almacenar Liana:
- Documentos asociados clientes
- Documentos asociados a emplazamientos
- Documentos asociados a elementos individuales
- Documentos asociados a checklists (por tipos de elementos o por marcas y modelos)
- Documentos asociados a acreditaciones de la empresa
- Documentos presupuestarios
- Documentos de informes (de diferentes tipos)
- Documentos de uso transversal que podremos asociar o enviar a diferentes clientes
- Imágenes asociadas a emplazamientos y a sus localizaciones
- Imágenes asociadas a elementos individuales
- Imágenes asociadas a revisiones de elementos
- Imágenes de uso transversal en diferentes elementos corporativos
- (composición de informes o presupuestos)
Para facilitar el uso de todos ellos, Liana organiza la información del siguiente modo:
OJO CORREGIR JUSTIFICACION A LA IZQUIERDA DE TEXTO EN CUADROS
| Tipo de archivo | Dónde encontrarlos |
| Documentos asociados clientes | En la ficha de cada cliente, pestaña documentación |
| Documentos asociados a emplazamientos | En la ficha de cada emplazamiento, pestaña documentación |
| Documentos asociados a elementos individuales | En la ficha de cada elemento individual, pestaña archivos |
| Documentos asociados a checklists | En el menú configuración > checklists > Editar checklist |
| Documentos asociados a acreditaciones | En el menú configuración > Acreditaciones> Editar acreditación |
| Documentos presupuestarios | En el listado general de presupuestos y en la pestaña presupuestos de la ficha de cada cliente |
| Documentos de informes | En el listado general de informes y en la pestaña informes de la ficha de cada emplazamiento |
| Documentos de uso transversal | En el repositorio documental general |
| Imágenes asociadas a emplazamientos | En la ficha de cada emplazamiento, pestaña planos |
| Imágenes asociadas a elementos | En la ficha de cada elemento, pestaña archivos |
| Imágenes asociadas a revisiones | En la ficha de cada elemento > listado de revisiones > editar revisión |
| Imágenes de uso transversal | En el repositorio documental general |
Utilidad del repositorio general
Como se ve en la tabla anterior, la inmensa mayoría de los tipos de archivos están ubicados en las fichas de las entidades a las que se asocian, y por tanto «fuera» de lo que llamamos repositorio documental general. Entonces, ¿cuál es la utilidad de éste?.
La respuesta es que en la práctica hay muchos documentos a los que la empresa recurre habitualmente y que necesita compartir con MÚLTIPLES clientes o con diferentes miembros del personal, en diferentes momentos y con distintos alcances. Algunos ejemplos:
- Listas de tarifas
- Dossiers de productos o de servicios
- Documentos cualesquiera adjuntos a mensajes individuales o grupales
- Documentos legales
- Etc
El repositorio documental permite por un lado CENTRALIZAR y ORGANIZAR esta información para su fácil uso y localización, y por otro y no menos importante, EVITAR DUPLICIDADES. A modo de ejemplo, si tengo que poner en conocimiento de todos mis clientes las tarifas para el próximo año, ciertamente podría anexar el documento de tarifas a la ficha de cada cliente, subiéndolo directamente a la misma. Pero de ese modo tendría en el sistema el mismo documento multiplicado por el número de clientes. Si son 100 clientes, ocuparé 100 veces más espacio del requerido. Y si tengo que modificar el documento, tendré que hacerlo 100 veces !!
Con ayuda del repositorio general, podré disponer de esa lista de tarifas en un único sitio, y compartirla con tantos clientes como quiera sin multiplicar el número de archivos y con la facilidad de poder modificar una vez el documento y que todos mis clientes obtengan la versión corregida.
